GESTION DE OBRAS

GESTION Y CONTROL DE OBRAS

SEREX CORP. acomete la tarea de quien, vinculado desde hace treinta años en la profesión de desarrollar e implementar soluciones de informática y gestión a empresas, habiendo sistematizado a mas de trescientas empresas de todos los tamaños y sectores económicos, intentamos resolver de la mejor manera las necesidades actuales de las que hemos resuelto con éxito,

BREVE INTRODUCCION

Los computadores desde su invención se han encargado de manejar enormes volúmenes de información y han hecho cálculos de muchas operaciones en milésimas de segundo brindando posibilidades de análisis en tiempos infinitamente menores a los que se demoraría un humano sin no se tuvieran este tipo de equipos.

A través del tiempo se ha venido evolucionando tecnológicamente y hoy se tiene la nube que resuelve de manera eficiente, segura y económica el uso de estas maquinas tan poderosas, teniendo en cuenta que si no se programa o se le digita la información correctamente, producirán ERRORES enormes en tan solo segundos.

LA PROBLEMÁTICA ADMINISTRATIVA DE LA EMPRESA DE GESTION DE OBRAS

Como en cualquier empresa, en las de GESTIÓN DE OBRAS existen tres áreas importantes a saber : Producción, Comercial y Administrativa las cuales se encuentran íntimamente ligadas entre si.

Producción que debe ejecutar las obras con la calidad, en el plazo determinado y con las cantidades de materiales planeados.

Comercial que necesita conocer prioritariamente los Costos de la Obra para poder competir con propuestas económicas y lograr participar o competir con precios en el menor plazo posible.

Administración que gestiona, controla, y contabiliza las operaciones que se suceden todos los días. Elabora facturas, paga a contratistas, recibe facturas de proveedores, realiza las Ordenes de Compra, recibe los materiales, paga la Nomina etc. etc. etc.

Existen muchísimas dificultades que se deben manejar al mismo tiempo que se deben cumplir en una obra. La mas relevante, la Nomina. Es fácil de comprender lo claramente complicado que resulta la sistematización de la nomina de una obra, hasta el punto de convertirse en el problema principal en este tipo de empresas,

Son muchos trabajadores, propios y de terceros, con un alto riesgo de accidentes, con altas y bajas de personal en periodos cortos. Si no se tiene en línea un sistema que lleve este control, se deberá incurrir en enormes gastos de personal para administrar eficientemente este rubro.

La contabilidad aunque es similar a otras empresas, requiere oportunidad de tener cifras sobre valores de los contratos, normalmente son muchos proveedores para controlar los anticipos, los imprevistos durante y posteriores a las obras. Se hace imprescindible el control por Centro de Costos pues cada obra debe contemplar su relación de presupuesto y gastos en tiempo real.

El control de los Almacenes (Inventarios) en cada Obra, suele ser un dolor de cabeza para su control pues puede resultar mas costoso controlar que asumir las perdidas por su ausencia.

El control de maquinaria es obligatorio por cuanto esta se mueve según las necesidades de las diferentes obras y son suficientemente costosas para perder de vista su localización y la persona responsable.

En fin, como se puede observar en este resumen, un sistema de Gestión y Control de Obras no solo se puede basar en la elaboración de un presupuesto y dejar a los auxiliares contables su razonabilidad.

Un sistema maduro y bien desarrollado debe permitir el uso del sistema por las diferentes personas encargadas de las diferentes áreas, asegurando que no se produzcan interferencias pero que exista una INTEGRIDAD de la información en UNA SOLA estructura de datos para estar todos en la misma pagina y evitar tantas y tan costosas conciliaciones.

Si la empresa realiza simultáneamente diferentes obras en diferentes lugares geográficos, este control se convierte en el mayor factor de riesgo de perdida de dinero de la empresa.

CONTROL DE COSTOS

Un problema recurrente y antiguo en las obras de construcción es el del Control de Costos, entendido como el proceso que permite determinar si las previsiones presupuéstales se están cumpliendo, tomar a tiempo los correctivos necesarios, cuando sea posible, y modificar a tiempo las expectativas de utilidad, cuando no lo sea.

En teoría ese control debería estar a cargo del Departamento de Contabilidad, que después de registrar las operaciones monetarias de la obra puede comparar su ejecución real contra el presupuesto, reportar las desviaciones y sugerir los correctivos indispensables.

En la realidad, lamentablemente, esto no sucede así porque los sistemas y la práctica contables en Colombia están absolutamente enfocados al manejo de problemas fiscales y dejan muy poco espacio para producir información gerencial adecuada al manejo de los costos reales. Y además, en un extraño comportamiento suicida, el contador desconoce por completo (tal vez con algunas excepciones en empresas de mucho recorrido) los presupuestos de obra y no considera su obligación ni su problema el hacerles seguimiento.

Sucede, además, que en muchos casos los costos de la obra se establecen mediante presupuestos improvisados e incompletos, que poco o nada sirven como guías de lo que debe suceder y lo que debe invertirse, razón por la cual son tratados como letra muerta por parte de los responsables de la obra.

En resumen, los controladores profesionales no operan en las obras, pero si lo hicieran, tampoco tendrían material con qué trabajar porque los presupuestos no pueden tomarse muy en serio como patrones de comparación.

A pesar de todo, no existe ninguna empresa constructora en Colombia que no tenga algún tipo de Control de Costos porque el desarrollo de proyectos de cierta duración en una economía inflacionaria requiere información permanente de la evolución de sus costos.

Lamentablemente, esos controles son casi 
siempre insuficientes e imprecisos, y tienen un costo directo muy alto (el costo indirecto debido a la insuficiencia y la imprecisión es incalculable) porque deben encomendarse a firmas especializadas que se encargan de recopilar, ordenar y procesar la información de la obra para poder elaborar sus controles y análisis de costos

Así, pues, el Control de Costos actual es en realidad un control deficiente que se origina en malas herramientas, malos sistemas, mala información y malos actores, todo lo cual amerita una reflexión profunda de Reingeniería para atacar el mal desde sus raíces.